第一章 总则

第一条 为规范学校采购档案管理工作，有效保护和利用采购档案，依据《中华人民共和国政府采购法》《湖北大学档案管理办法》等有关规定，结合工作实际，制定本制度。

第二条 本制度所称采购档案，是指在采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式（载体）的各种记录。

第三条 本制度适用于学校对采购档案的收集、归档、保管、使用和移交等活动。招标代理机构在管理、组织实施采购活动中形成的文件材料，都应归入学校采购档案，并保证档案材料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章 采购档案的内容

第四条 学校统一采购的项目，采购项目档案应收集、整理、归档的文件包括以下内容：

1.采购立项材料（立项报告或会议纪要等）；

2.采购需求清单或论证材料（包含大型仪器设备论证、单一来源论证、进口产品论证等）；

3.采购项目审批流程单；

4.政府采购计划函；

5.采购公告、资格预审公告及其变更事项；

6.采购文件及对其进行必要澄清、修改的情况说明；

7.评审专家抽取记录及名单；

8.中标单位响应文件；

9.采购人对采购结果的确认意见；

10.中标通知书；

11.采购合同及相关材料；

12.招标资料汇编；

13.采购过程中其它相关需要存档的资料。

第五条 学校分散采购的项目，采购项目档案应收集、整理、归档的文件包括以下内容：

1.立项材料；

2.采购需求清单或论证材料；

3.密封询价或商务谈判记录相关材料；

4.采购合同；

5.采购过程中其它相关需要存档的资料。

第三章 采购档案的收集、整理与保管

第六条 统一采购项目的各类文件资料由招投标采购中心（以下简称“招采中心”）项目经办人及时收集、整理、保存，并在接受合同备案之日起一个月内，将有关收集齐全的档案材料移交中心档案管理人员。项目经办人发生变更时，应做好交接工作。

第七条 分散采购的各类文件材料由采购单位负责保管，项目完成后，由项目经办人登录招投标采购管理系统，及时上传密封询价或商务谈判记录、采购合同以及其他相关材料进行备案。

第八条 招采中心档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。在收到归档的文件资料后，应及时登记，并认真做好文件资料的立卷、装订和集中管理工作。

第九条 归档的采购项目文件资料应字迹清楚，图表整洁,需要单位或个人签章的，其签章手续应齐备。

第十条 招采中心按档案馆规定的时限向档案馆移交采购档案的案卷目录及档案。

第四章 采购档案的使用与移交

第十一条 除国家另有规定外，未经批准，不得擅自查阅、复印或出借采购档案。查阅、复印政府采购档案，应经过单位负责人批准后，由档案管理人员抽调档案，交查阅人查阅；需复印的，由档案管理人员按指定页码复印。外借采购档案，应经过单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间一般不超过三天。外借档案归还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手续。

第十二条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第十三条 招采中心档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经单位负责人签字确认。

第五章 附 则

第十四条 招采中心档案管理人员或其他人员违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由采购监督管理部门依照《中华人民共和国政府采购法》等法律法规予以处理处罚。

第十五条 本办法自印发之日起施行，由招采中心负责解释。